Tips voor een vliegende start met je RvA 

Je groeibedrijf is toe aan een Raad van Advies (RvA). Hoe ga je van start zodra je je RvA-leden hebt gevonden? Waarmee ga je concreet aan de slag? Voor een goede start hebben we een aantal tips en aandachtspunten voor je op een rij gezet.

Een Raad van Advies is vrijblijvend, waarbij je zelf de onderlinge afspraken en verhoudingen bepaalt. Je kunt je RvA-leden zien als coaches. Dit in tegenstelling tot een Raad van Commissarissen, een formeel orgaan dat wettelijke verplichtingen en bevoegdheden met zich meebrengt. Omdat deze formaliteiten niet nodig zijn voor een onderneming in zijn jongere jaren, is een RvA vaak passender. 

Schrijf de afspraken met RvA-leden op

Ondanks de vrijblijvendheid is het verstandig om afspraken met je RvA-leden vast te leggen in een RvA-reglement. Zoals dat adviezen niet bindend zijn en de vergoeding. Ook kun je vastleggen wanneer je elkaar ziet. Gangbaar hierbij is zo’n drie tot vier keer per jaar. Tussentijds kun je je RvA natuurlijk altijd bellen of mailen. 

Wederzijds vertrouwen binnen de RvA

Je hoeft niet meteen een strakke vergadering in te plannen. Je kunt elkaar eerst op informele wijze leren kennen, bijvoorbeeld tijdens een etentje. Een RvA functioneert op basis van wederzijds vertrouwen. Je hoeft ook niet per se een voorzitter aan te wijzen, die is in de RvA vaak niet nodig. Het is wel handig om iemand te hebben die de vergaderingen voorzit; dat kan de algemeen directeur zijn. 

Voorbereiding van de eerste RvA-vergadering

Tijdens zo’n eerste ‘echte’ vergadering willen de RvA-leden vast meer over je onderneming weten. Ze zullen ook geïnteresseerd zijn in de financiën, je strategie en waar je staat. Wees daarop voorbereid. Je hoeft ze echt niet alle financiële ins & outs te geven zoals bij een echte RvC het geval is, maar hoe meer inzicht je geeft in je organisatie, hoe beter je RvA-leden je van advies kunnen voorzien. Maak ook een agenda met punten die je graag wilt bespreken, zodat je structuur en overzicht houdt. Stuur deze vooraf rond.

RvA-adviezen zijn niet bindend

In je RvA-reglement staat al dat de adviezen van de RvA niet bindend zijn, maar het kan geen kwaad om het tijdens de eerste vergadering nog een keer uit te spreken. Bij een RvC kan een advies juridische gevolgen hebben – dat is bij een RvA niet het geval als je dat zo afspreekt. Hierdoor is een RvA vrij om met je mee te denken zonder dat daar consequenties aan verbonden zijn. Je hoeft geen formele, uitgebreide notulen te maken, maar schrijf wel de belangrijkste adviezen en besproken actiepunten op en mail die rond. Al is het maar om te checken of je alles goed hebt begrepen en niks vergeten bent.

Niet alles hoeft in samenspraak met de hele RvA

Bij discussies of vragen hoef je niet altijd de hele RvA bij elkaar te roepen. Je kunt ook op individueel niveau met elkaar sparren. Dat is zeker handig als je op een heel specifiek gebied vragen hebt, of als je even de diepte in wilt gaan. Maak dan gewoon een aparte afspraak met een van je RvA-leden. Ze zijn er om jou verder te helpen – met advies, coaching en een luisterend oor – en niet om je te controleren.