Wel of geen commissies in je RvC?

Wanneer zijn commissies zinvol? En hoe kun je er als commissaris voor zorgen dat je zo goed mogelijk samenwerkt, zonder dat je belangrijke informatie mist? We vroegen het aan Jacques van Ek, langdurig commissaris en oud-CEO van ASR. Hij benoemt twee belangrijke commissies en beschrijft per commissie mogelijke valkuilen en tips.

“Commissies zijn in mijn ogen alleen zinvol bij een RvC of RvT met vijf of meer leden. Zit je daaronder? Dan zie je soms nog wel een audit committee, maar meer is niet nodig. Je kunt dan prima werken met een goede portefeuilleverdeling onderling. Maar bij de grotere raden – en dus grotere ondernemingen – zijn er zoveel taken te verdelen dat commissies zeer nuttig zijn. Maar er zit meteen een kwetsbaarheid in. Want je moet wel goed blijven communiceren. Als raad blijf je tenslotte altijd zélf verantwoordelijk voor je taken. 

Audit committee

Je begint meestal met een audit & risk committee. De financiële man of vrouw uit de raad kan daar bijvoorbeeld in plaatsnemen. Nooit de voorzitter van de raad – die heeft andere belangrijke taken, waaronder het contact met de bestuurders. Deze commissie kan de diepte in, nóg meer de inhoud opzoeken. Er kan bijvoorbeeld meerdere malen afgesproken worden met de accountant. De commissie heeft dan ook een voorbereidende taak voor de raad. En dat is het ook: de hoofdlijnen moeten altijd terug naar de leden van de raad. 

Mijn tip:

Zorg er dus over en weer voor dat de communicatielijnen open staan. Denk als commissaris niet: daar zitten goede mensen, die regelen het wel. Vraag actief naar input vanuit de commissie, zorg ervoor dat je de verslagen van vergaderingen krijgt te zien en behandel de belangrijkste punten plenair in de raad. Zit je er als commissaris zelf in? Koppel regelmatig terug. Daar moet je gewoon afspraken over maken. Ik zit zelf in een audit committee en daar hadden we onlangs de nieuwe privacywet AVG op de agenda staan. Ik heb er toen voor gezorgd dat dit ook op de agenda van de raad kwam te staan. Het is belangrijk en verdient aandacht, van iedereen.

Selectie- en renumeratiecommissie

In deze commissie neemt wél de voorzitter van de raad plaats. Hier gaat het namelijk om het aantrekken van een nieuwe bestuurder of nieuwe leden van de raad. En daar moet een voorzitter bij betrokken zijn. Soms zie je dat voor het aantrekken van een nieuwe ceo of een lid van een Raad van Toezicht een ad hoc commissie wordt ingesteld. Bijvoorbeeld bij Hoge Scholen zie je dat vaak. Het is een open deur, maar in die commissie moet natuurlijk niet degene die weggaat plaatsnemen. 

Mijn tip:

Werk altijd op basis van een heel goed profiel. Zorg er eerst voor dat je goed weet wie je zoekt en welke kwaliteiten hij of zij moet hebben. Het grote voordeel van deze commissie is dat je het ook grondig kunt aanpakken. 

Ik vind zelf dat er nog te veel raden zijn die zwak zijn in het vervullen van hun werkgeversrol. Hoe ga je om met je ceo? En hoe beoordeel je hem of haar? Vaak houdt het dan op bij een ‘gesprekje’ aan het einde van het jaar. Dat zie je vooral bij kleine of middelgrote bedrijven. Maar als je deze commissie instelt, dwing je jezelf om er consequent en stelselmatig over na te denken. Je stelt de doelen vast voor je bestuurder(s) en checkt die ook tussentijds – en dus niet alleen aan het einde van het jaar. Doe je dit niet, dan kan het flink misgaan. Ik heb het gezien. Een algemeen directeur die niet goed functioneert, dan gaat het fout en moet-ie weg. Maar hij heeft alleen maar positieve beoordelingen gekregen. Daar zit je dan als raad. Dit kun je voorkomen door een goede selectie-en renumeratiecommissie in te stellen.

Tijdsbesteding

Natuurlijk kost dit allemaal tijd. Je hebt als commissaris al je gebruikelijke vergaderingen en daar komen dan nog, als je in een commissie gaat zitten, meer vergaderingen bij. Het is een extra belasting. Maar wat mij betreft meer dan waard – want het is gewoon praktisch en fijn om de rollen te verdelen en de diepte op te kunnen zoeken. 

Als je echt wilt, kun je ook zonder commissies. Dan verdeel je het werk onderling. Dat is pittig. En ook dan geldt dezelfde valkuil: de financiële man of vrouw praat met de accountant, de rest denkt, nou, dat gaat allemaal goed daar. Maar je draagt de verantwoordelijkheid met z’n allen. Dus vraag om feedback."