Het kan zómaar gebeuren. Een bestuursvoorzitter stapt ineens op, of valt uit. Hoe ga je hier als RvC goed mee om? RvC-lid Boudewijn Brandon, tevens partner bij het Centrum voor Bedrijfsopvolging, geeft ons vijf nuttige tips.

Leg het profiel van de organisatie vast

“De missie van een commissaris of toezichthouder is om de continuïteit van de organisatie te borgen. Dus je kijkt naar de standaard zaken, zoals de missie, strategie en de cijfers. Maar vergeet daarbij niet om ook naar de bedrijfscultuur te kijken en hoe de medewerkers erin zitten. Leg goed vast wat je ziet, om geheugen te bouwen. Review het ieder jaar. Want heb je dat DNA scherp? Dan kun je ook een bestuursvoorzitter zoeken die goed bij de organisatie past.”

Beschrijf het profiel van je ideale bestuursvoorzitter

“Naast het bedrijfs-DNA, moet je als RvC ook een profiel maken van je ideale bestuursvoorzitter. Zodat je, als je plotseling op zoek moet gaan naar een opvolger, terug kunt grijpen op dit document. Naast de benodigde kennis, vaardigheden en competenties, kun je daarin opnemen wat voor soort eigenschappen je zoekt in hem of haar. Wat verwacht je? Wat moet hij of zij bereiken? Ik zie vaak dat RvC’s onvoldoende nadenken over of iemand wel echt bij de organisatie pást. Dan zijn de competenties misschien wel in orde, maar kan het alsnog mis gaan. Stel dus gezamenlijk een document op waarin je het bedrijfs-DNA en het profiel van de bestuursvoorzitter vastlegt en review dat ieder jaar, bijvoorbeeld in het kader van de jaarlijkse beoordeling van de bestuursvoorzitter.”

Stel een protocol op

“Je wilt niet verrast worden en in paniek de foute beslissingen nemen. Bereid je dus goed voor. Hoe ga je te werk als de bestuursvoorzitter plotseling wegvalt? Neemt iemand van de RvC tijdelijk deze rol over? Zelf vind ik dat niet wenselijk. Je objectiviteit verdwijnt en als er een opvolger is gevonden, is het lastig om een stapje terug te doen en de nieuwe bestuurder niet voor de voeten te gaan lopen. Een goede tip is om een interimmer aan te stellen, die tijdelijk de functie van bestuursvoorzitter invult. Leg van tevoren vast waar en hoe je die wilt vinden. Zo kun je, mocht het nodig zijn, snel schakelen.”

Schakel een professional in als je op zoek gaat naar permanente opvolging

“Je ziet regelmatig dat wanneer opvolging aan de orde is, mensen van de RvC iemand – een bekende of vriend – aandragen die geschikt is voor de job. Ik vind dat een risico. Vaak durven andere leden van de RvC dan niet meer kritisch te zijn, want het is ten slotte een bekende en je wilt je collega ook niet afvallen. Laat het dus aan de professionals over, en blijf zelf objectief. Natuurlijk mag je je netwerk aanspreken als je iemand kent die perfect bij de organisatie past. Maar draag deze persoon dan over aan de professional - een search bureau bijvoorbeeld - en doe vervolgens een stapje terug. Zelf iemand in de rol van bestuursvoorzitter pushen past mijns inziens niet bij de objectieve adviesrol die een commissaris heeft.”

Durf over mogelijke opvolging te praten, ook met je huidige bestuursvoorzitter

“Sommige mensen willen er niets van weten. Ik opstappen? Of erger nog, wegvallen? Nee hoor, dat gaat niet gebeuren. Het raakt je sterfelijkheid, en dat is een lastig thema. Toch moet je dit onderwerp bespreekbaar maken als RvC en hier dus goede afspraken over maken. Het bespaart je zoveel ellende achteraf. En doet de voorzitter hier moeilijk over? Zet dan door. Het is je taak als RvC.”