Claims? Kom maar op!

Niemand wil aansprakelijk gesteld worden voor een gemaakte beslissing, en al zeker niet persoonlijk. Hoe kun je dit als commissaris voorkomen? Annemiek Smets, Director Financial Lines bij Aon Risk Services, geeft zes tips.

1. Denk goed na vóórdat je de baan accepteert

“Als je wordt gevraagd ergens commissaris te worden, zeg dan niet meteen ja. Dat is misschien een open deur, maar we zien toch vaak genoeg dat mensen het een hele eer vinden als ze gevraagd worden en dan niet meer kritisch zijn. Vraag jezelf af of je de juiste kennis in huis hebt die gezocht wordt. Past het bij je talent, ervaring en kennis? In de SNS Reaal zaak oordeelde DNB bijvoorbeeld dat er in de RvC te weinig commissarissen met financiële kennis zaten. En verder, heb je er wel voldoende tijd voor? Wees dus heel eerlijk. Het is misschien een eer om gevraagd te worden, maar als het niet schikt of past, zeg dan nee.”

2. Zorg ervoor dat je voldoende geïnformeerd bent

“Ben je eenmaal aan de slag, haal dan overal informatie vandaan – zowel intern als extern bij je stakeholders – waarop je je beslissingen kunt baseren. We zien in de praktijk vaak dat als het misgaat en een RvC aansprakelijk wordt gesteld, dat de toezichthouders zich in die zaken onvoldoende hebben laten informeren. Ze namen genoegen met halve antwoorden en vroegen niet door bij twijfel. Zorg er dus voor dat je ook rechtstreeks contact hebt met de medewerkers, zodat je goed weet wat er speelt op de werkvloer. Neem geen genoegen met de verplichte rondleiding door het kantoor voorafgaand aan een vergadering.”

3. Houd het vakgebied/branche goed in de gaten

“Behaalt jouw organisatie tegen alle trends in - en als enige in de branche - goede resultaten? Dan kan er iets aan de hand zijn. Als je betere resultaten haalt is dat natuurlijk mooi, maar zorg ervoor dat je begrijpt waarom dat zo is. Ik ken verschillende gevallen waarbij goede resultaten die tegen de trend in leken te gaan, inderdaad veel mooier werden voorgesteld dan ze daadwerkelijk waren. Uiteindelijk leidde dat in deze gevallen tot een aanpassing van de cijfers en tot de aansprakelijkheidstelling van de toezichthouders. Stap met je twijfels dus naar het bestuur en laat je niet wegsturen met een mooi verhaal. Het is onderdeel van je taak om uit te zoeken waar die goede cijfers vandaan komen – doe dit dan ook en blijf alert.”

4. Houdt de belangen van álle stakeholders in het oog

“We zien vaak dat een toezichthouder door een aandeelhouder is aangesteld en vervolgens alleen de belangen van die ene aandeelhouder dient. Zo ging het bijvoorbeeld fout voor de RvC in de Ceteco-zaak. Hier verweet de rechtbank de RvC dat hij te laat ingreep toen bleek dat de groeiambities voorbijgingen aan de mogelijkheden binnen de organisatie. De risico’s waren immers al eerder bekend. De RvC had volgens de rechtbank direct, toen de eerste sterke aanwijzingen van de materialisatie van dit risico kwamen, moeten onderzoeken of de expansiestrategie wel kon worden voortgezet. Ook in deze zaak werd de RvC hiervoor aansprakelijk gehouden. Als toezichthouder hoor je dus de belangen van álle stakeholders mee te nemen in jouw beslissingen. Wil die ene aandeelhouder iets anders? Wees kritisch. Durf nee te zeggen. En blijf objectief!”

5. Zie je het fout gaan? Verbind er consequenties aan

“Het is niet genoeg om alleen te melden dat je het ergens niet mee eens bent. Als je ziet dat het echt mis gaat – je signaleert mismanagement of fraude – dan ga je natuurlijk eerst uitvoerig praten met het bestuur. Je kunt hierbij ook extern advies inschakelen, waarbij je een due diligence onderzoek laat uitvoeren. Daar kan uitkomen dat het niet om fraude gaat, maar om een aanvaardbaar risico. Dan kun je blijven. Komt er echter uit dat het foute boel is, en je krijgt na al je pogingen geen support vanuit het bestuur? Dan is de enige optie nog om op te stappen. Het is misschien niet makkelijk, maar de rechtbank neemt geen genoegen met ‘Maar ik heb er toch iets van gezegd?’.”

6. Zorg ervoor dat je goed verzekerd bent

“Gelukkig maak ik me over dit punt minder zorgen. De verzekeringsdichtheid onder toezichthouders is hoog. We krijgen ook veel vragen over de aansprakelijkheidsverzekering van de toezichthouders, en soms zelfs van de partners van toezichthouders die in gemeenschap van goederen zijn getrouwd. Het gaat tenslotte ook om hún huis, hún bezittingen. Als je niet opzettelijk de wet overtreedt of fraudeert, dan zal de rechter niet snel tot de conclusie komen dat een toezichthouder aansprakelijk is. De rechter toetst of dat wat de toezichthouder heeft gedaan ook door een andere toezichthouder onder soortgelijke omstandigheden en met soortgelijke kennis zou zijn gedaan. Als dat het geval is, wordt aangenomen dat er geen sprake is van mismanagement en dus ook niet van aansprakelijkheid. Verder is het van belang om een dekking te hebben met een voldoende hoge verzekerde som.”