Wat moet je als commissaris contractueel regelen? En wat zet je dan in zo’n contract, ofwel Overeenkomst van Opdracht? We vroegen het aan Joost Kramer, governance-expert en adviseur van RvCs en RvTs op het gebied van good governance.

Overeenkomst van Opdracht (OvO)

“Juridisch gezien heeft een commissaris of toezichthouder, net als de bestuurder, een dubbele betrekking met de organisatie: namelijk de vennootschapsrechtelijke band én de contractuele band”, vertelt Kramer. “Bij een bestuurder praat je bij die laatstgenoemde band over een arbeidsovereenkomst; in het geval van de commissaris over een Overeenkomst van Opdracht (OvO). Dit geldt zowel voor vennootschappen, coöperaties en stichtingen.” 

Heldere afspraken commissaris vastleggen

In de praktijk blijken veel commissarissen geen schriftelijke OvO te hebben en maken ze de afspraken alleen mondeling. Kramer: “Een interessant gegeven in een tijd waarin toch zoveel wordt vastgelegd. Waarom zoiets wezenlijks als deze afspraken dan niet? Mijn gevoel is dat mensen er te weinig bij stilstaan. ‘Dat komt wel goed’, denken ze. En vaak is dat ook zo. Maar het is juist goed om in tijden zoals deze, met een grote nadruk op risico’s en mogelijke fouten, een en ander officieel vast te leggen. Het gaat tenslotte om zaken die jou als individu kunnen raken en het geeft je de ruimte om je eigen wensen vast te leggen. Misschien zet het in het begin alles even op scherp, maar een bestuurder overweegt ook niet om het arbeidscontract achterwege te laten.” 

OvO biedt uitkomst

De OvO biedt uitkomst bij het verhelderen van het juridische kader van de commissaris in het algemeen en specifieke thema's zoals taakbeschrijving, scholing, ondersteuning, positieverankering en aansprakelijkheid in het bijzonder. “En dat is voor iedereen”, benadrukt Kramer, “zowel commissarissen als toezichthouders als de organisatie, goed.”

Wat zet je vervolgens in de OvO? 

Kramer adviseert:

  • De functie en taken van de commissaris, zodat alle rollen duidelijk zijn. Wil de organisatie dat je ook ambassadeur bent? Dat kan namelijk betekenen dat je interviews moet doen voor de media. Zit je daarop te wachten? Leg het vast.
  • De beschikbaarheid. Leg dat heel concreet vast. Zo kom je er ook meteen achter of je wel genoeg tijd hebt voor de job.
  • Afspraken over mogelijke tegenstrijdige belangen en overige functies.
  • Afspraken over de vergoeding en eventuele fiscaliteiten.
  • Afspraken over de breng- en haalplicht van informatie. Op welke informatie heb je sowieso recht? En meer concreet: met wie kun je allemaal spreken? 
  • Eventuele bepalingen over de mogelijkheid tot het doen (en de kosten) van een due diligence voor de acceptatie van de functie. Ook over het ‘onboardings-programma’ zou wat kunnen worden vastgelegd.
  • Het omgaan met documentatie en vertrouwelijkheid in het algemeen.
  • Bepalingen en afspraken over de aansprakelijkheid, bijvoorbeeld vrijtekening (voor interne aansprakelijkheid) en/of vrijwaring (voor externe aansprakelijkheid) en afspraken over de aansprakelijkheidsverzekering.
  • Afspraken over de ondersteuning. Afspraken over het inroepen van ondersteuning/voorzieningen (zoals juridische of bedrijfskundige adviseurs) zijn onmisbaar voor een moderne RvC of RvT. 

“De OVO schept dus duidelijkheid voor commissaris en organisatie”, zegt Kramer. “Veel kan in de statuten, maar de OvO geeft de mogelijkheid tot maatwerk.”

Reglementen niet genoeg

Een veel gehoord geluid is dat een deel van bovengenoemde zaken al in de reglementen is geregeld. “Maar let op: interne reglementen hebben geen verbindende kracht buiten het desbetreffende orgaan en scheppen dus ook geen waarborgen voor de RvC of individuele commissaris ten opzichte van de rechtspersoon”, besluit Kramer. “Het is dus zaak hier niet te veel waarde aan te hechten bij de genoemde onderwerpen.”