Tien best practices voor commissarissen

Uit alle interviews met interessante experts uit het vak hebben we de tien best practices voor commissarissen en toezichthouders verzameld en voor je op een rij gezet. 

1. Onafhankelijkheid commissaris

Een frisse blik hebben, kritisch zijn, echt onafhankelijk zijn en blijven. Dat zijn de basisvoorwaarden van goed toezicht. Een commissaris vormt zijn of haar eigen oordeel bij het uitvoeren van de taken, is onafhankelijk van het bestuur, de collega’s uit de raad en andere stakeholders en voorkomt alle schijn van belangenverstrengeling. 

Dit betekent afstand houden. Je moet met de bestuurder samen kunnen werken, maar je hoeft geen beste vrienden te worden, of mee te gaan naar privé-feestjes. Houd je onafhankelijkheid altijd in het vizier en ga niet op de stoel van de bestuurder zitten. 

2. Verstand van zaken 

Een commissaris heeft minimaal basiskennis van financiën en snapt waar de risico’s zitten. Als commissaris begrijp je hoe een jaarrekening in elkaar steekt en waar het verdienmodel zit - ook in non-profit. Hierdoor kun je op tijd ingrijpen als er dingen misgaan. Behaalt jouw organisatie bijvoorbeeld tegen alle trends in hele goede resultaten, terwijl jouw concurrenten dat niet doen? Dan kan er iets aan de hand zijn. Probeer te achterhalen waarom dat zo is en ga op onderzoek uit – desnoods met externe hulp.

Naast financiële kennis van zaken, moet je ook basiskennis hebben van de eigen organisatie en de sector waarin die opereert. Lees je in, praat met stakeholders, zowel intern als extern. Pak bronnen van anderen erbij, en niet alleen het eigen jaarverslag. Ken de feiten áchter de feiten. Dragen de activiteiten van de organisatie bij aan de bedrijfsdoelstellingen? Zorg dat je daar als commissaris een goed beeld van hebt. 

3. Vetrouwensband met de bestuurder

Een goede commissaris investeert in de relatie met de bestuurder. Soms klikt het niet, dat kan. Maar als je dat zo laat, kunnen er conflicten of miscommunicatie ontstaan. Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je altijd met elkaar blijft communiceren, op de werkvloer of bijvoorbeeld tijdens een informeel etentje. Kijk naar de mens achter de bestuurder, zodat je elkaar tenminste begrijpt en de situatie werkbaar blijft. Lukt dat echt niet? Vraag je dan af of jij of de bestuurder wel moet blijven.

Daarnaast moet je er als commissaris voor zorgen dat de bestuurder zich niet te gecontroleerd voelt, terwijl je wel gewoon je taak als toezichthouder vervult. Ook hier komt het weer aan op investeren in de relatie. Ga samen zitten en neem bijvoorbeeld de risico-onderwerpen door. Stel veel vragen, over het financiële beleid, de strategie, het ziekteverzuim en wees kritisch. Al vragen stellend leer je elkaar én de organisatie beter kennen.

4. Vooraf de spelregels vastleggen 

Het vooraf goed vastleggen van de verwachtingen geeft helderheid en voorkomt ellende achteraf. Je wilt niet verrast worden en in paniek de foute beslissingen nemen als er een onverwachte situatie ontstaat. Stel de spelregels op vóórdat er überhaupt sprake is van een crisis.

Stel met elkaar de vragen: Waar wil je met elkaar naartoe? Wat is ieders rol? Wat zijn de doelen, de visie en hoe wil je die bereiken? Wat verwacht je van de bestuurder? En wat doe je als hij of zij ineens wegvalt? Wat als er verdenkingen zijn van fraude, wat doe je dan? Als je dat allemaal goed met elkaar bespreekt binnen de raad en vastlegt, kun je jezelf veel ellende achteraf besparen. 

5. Kritische houding als commissaris

Jouw doel als commissaris is om goed toezicht te houden op de organisatie. Dat betekent dat je een goed beeld moet hebben van de organisatie, dus vaak moet doorvragen en lastige informatie moet loskrijgen. Een kritische en nieuwsgierige houding is daarbij essentieel. Observeer, houd je ogen open en vraag door. Ben je werkelijk bereid – ook als het lastig wordt – om je mond open te doen? 

Komt de Raad van Bestuur met een mooi plan? Vraag door. Wat willen ze precies? Wat is de diepere bedoeling? Welk probleem willen we hiermee oplossen? Zorg ervoor dat je het echt snapt. En houdt vervolgens, nadat het besluit is genomen, een vinger aan de pols. Gaan we nog de goede kant op? Wat denken medewerkers er binnen de organisatie over? Zijn er misverstanden? Worden verantwoordelijkheden goed overgedragen? Bespreek het met elkaar.

Wees niet alleen kritisch richting het bestuur, maar ook naar je eigen functioneren, rol, en die van de RvC. Loopt alles zoals afgesproken? Kan iedereen goed met elkaar door een deur? Zorg ervoor dat het zelfevaluatieproces goed op orde is. Het klinkt misschien als veel werk allemaal, maar als je het niet doet, komt het op een later moment toch op je bord te liggen en heb je nog veel méér werk.

6. Blik op de buitenwereld 

Een goede commissaris weet hoe de lijnen lopen binnen én buiten de organisatie. Een goede relatie met de stakeholders is dan ook belangrijk. Ga het contact aan en organiseer de stakeholderdialoog. Natuurlijk altijd in samenspraak met de RvB, want die relatie moet zuiver blijven. Een goed contact op met de buitenwereld levert je meer kennis van en over de markt op en een kritische blik waarop je je strategie kunt toetsen. 

Zoek de discussie op. Het doel is om te komen waar je wilt zijn, maar met het draagvlak van de belangrijkste stakeholders. En dat zij de juiste context aangereikt krijgen, zodat ze bij besluiten niet alleen vanuit hun eigen belevingswereld oordelen, maar zich aangehaakt en betrokken voelen. Zo sta je nooit alleen staat bij tegenwind. 

Verstandig is om de externe stakeholders goed in kaart te brengen: maak heel praktisch een lijstje met namen, mailadressen en telefoonnummers. Wie zijn de belangrijkste klanten? Wie is de wethouder? Zodat je, mocht er iets misgaan, meteen met de juiste mensen kunt communiceren. 

7. Goed HR-beleid

Ook op HR-gebied wil je niet verrast worden. Zorg ervoor dat je rechtstreeks contact hebt met de medewerkers, zodat je goed weet wat er speelt op de werkvloer. Neem dan ook geen genoegen met een rondleiding door het kantoor voorafgaand aan een RvC-vergadering.

Onderzoek welke systemen en processen de organisatie heeft om talentvolle mensen de kans te geven om door te groeien naar leiderschapsfuncties. Stel de vraag: kunnen medewerkers van functie wisselen, zodat ze ook andere talenten kunnen ontwikkelen en wellicht nog meer tot ontplooiing komen? En sluit het aan bij de strategie? Of gaan we tegen onder- of overbezetting aanlopen? Het is altijd goed om te kijken naar waar winst kan ontstaan in de organisatie, ook vanuit je HT-beleid. 

8. Een gebalanceerde teamsamenstelling RvC

Voor een RvC is het belangrijk om goed naar de samenstelling van je eigen team te kijken - op diverse vlakken. Dat gaat verder dan alleen man/vrouw: kijk naar wat je nodig hebt. Wil je als team bijvoorbeeld aan de slag met complexe problemen, dan is het slim om ook mensen in de RvC te hebben die in beelden kunnen denken, een helikopterview hebben en ongewone verbindingen kunnen maken. Iemand die gewend is om oplossingen te bedenken voor moeilijke vraagstukken. 

Ben je op zoek naar een nieuw lid voor je RvC? Neem in het profiel van de persoon die je zoekt dan ook karakter, gedrag en cultuur mee. Stel daarbij vast wat voor type persoon je zoekt. Is het iemand die bereid is om af en toe een beetje bij te buigen? Past hij of zij bij de cultuur die je wenst? Tijdens de werving zijn ervaring en kennis belangrijk, maar met een goede cultuur en het juiste gedrag, creëer je uiteindelijk betere resultaten. 

9. Voorbeeldrol commissaris

Veel mensen denken dat de voorbeeldrol alleen van een bestuurder moet komen. Maar als RvC heb je ook een voorbeeldrol, met name richting het bestuur. Hoe jij je gedraagt als commissaris heeft impact op de hele organisatie. Benut die voorbeeldrol. Vind je vertrouwen en integriteit in de organisatie belangrijk? Dan heb je daar met je eigen handelen grote invloed op. 

10. Investeer in ICT en innovatie

Als je investeert in ICT en innovatie, versterk je je marktpositie. Dat blijkt uit zowat ieder onderzoek. Investeer je niet? Dan houd je het als organisatie minder lang vol en lopen concurrenten je al snel aan alle kanten voorbij. Want voor je het weet, doe je iets wat al niet meer van deze tijd is en speel je niet meer in op de veranderde wensen van je klant. 

Stel jezelf dan ook de vragen, wat is voor ons het belang van technologie, ICT, en innovatie? Wordt het strategisch ingezet, of alleen faciliterend? En hoe gaan we om met cyber security? Niemand wil tenslotte de nieuwe Kodak of Nokia worden.

Houd ook de risico’s in de gaten. Eigenlijk is iedere onderneming tegenwoordig een data-onderneming. Hoe ga je om met al die data en gegevens van mensen? Is de kennis up to date betreffende de privacywetgeving? Stel, je wordt gehackt en al je klantgegevens liggen op straat. Wat dan? Ligt er een plan klaar? Een protocol? Door één stomme fout kan een zorgvuldig opgebouwde reputatie behoorlijk worden geschaad, en daarmee de continuïteit van de organisatie. Kortom, vraag door, wees kritisch en know your business.