Je benoeming is geweest, de stukken zijn binnen en de eerste bijeenkomst is gepland. Wat is de beste houding tijdens deze bijeenkomst en wat kun je beter juist niet doen? Christel Deckers, ervaren toezichthouder en oprichter Stichting CATO - Cure & Care, Advies en Toezicht - deelt haar inzichten rondom de eerste vergadering.
Deckers: ‘Het is per raad verschillend hoe bijeenkomsten verlopen. Het is daarom van belang goed aan te voelen waar de raad zich bevindt. Stap je in een stabiele raad, zijn er meer nieuwe leden aangeschoven of verkeert de raad en/of bedrijf in zwaar weer. Hierop kun je je niet altijd voorbereiden, maar een open houding is hierbij raadzaam. Uiteraard is voorbereiding vanzelfsprekend wat betreft de stukken, de agenda en per onderwerp is de status belangrijk: is het ter informatie, ter discussie of ter besluitvorming? Daarnaast is het afhankelijk van de werkwijze van de raad of wordt gewerkt met een portefeuilleverdeling. In dat geval, is van te voren bekend of een onderwerp op de agenda staat dat deel uitmaakt van jouw portefeuille en wordt er van jou verwacht dat je het woord voert.
De don’ts
Merk je bij binnenkomst dat raadsleden een vaste zitplaats hebben? Dan is het raadzaam de overgebleven plaats in te nemen. Een wijziging ‘in de tafelschikking’ kan altijd later nog; maak van een bijzaak geen hoofdzaak. Profileer jezelf tijdens de bijeenkomst niet als iemand die per se zijn of haar gelijk wil halen. Het gaat tenslotte niet om dat gelijk, maar het is van belang dat je vanuit jouw rol je taak zo goed mogelijk vervult. Vragen stellen is uiteraard wenselijk, maar sla daarin niet door en wil niet alles tot drie cijfers achter de komma weten. Jezelf te nadrukkelijk profileren, een betoog houden als een docent om je kennis te etaleren of op de stoel van de bestuurder gaan zitten, is ook niet bevorderend voor een goede samenwerking binnen de raad.
De do’s
Je kunt je nieuwe team het beste met een zo open mogelijke instelling constructief kritisch benaderen. Wat is de cultuur binnen de raad, wat zijn de onderlinge verhoudingen en non-verbale zaken die je opvallen? En, hoe kun je vanuit jouw expertise hier de meest waardevolle bijdrage aan leveren? Toon belangstelling en stel opbouwend kritische vragen. Met verwonderingsvragen als ‘waarom gaat het hier zo?’ stoot je niemand tegen de schenen. Neem de ruimte om te kijken, je te verbazen en door te vragen.
De zittende leden
Ook voor de zittende raadsleden geldt dat een open houding het meeste opbrengt. Geef je nieuwe commissaris de ruimte vragen te stellen en de juiste, meest waardevolle rol te vinden. Wellicht is de wijze waarop het altijd verloopt niet per definitie de beste en kan een andere focus worden gevonden om in de nieuwe samenstelling effectiever te functioneren. Hierbij is niet één manier perse de beste.
Rondvraag en feedback
Kom tijdens de afsluitende rondvraag niet terug op reeds besproken punten en haal ook niet een hele rij nieuwe zaken aan die je eerder had kunnen poneren. De rondvraag is wel de uitgelezen mogelijkheid even jouw ‘eerste overleg’ te markeren. Hoe vond je zelf je eerste bijeenkomst? De evaluatie die volgt, kun je goed gebruiken om na te vragen hoe je eerste optreden is bevallen. Dit geldt ook voor de andere raadsleden. Een open start kan de opmaat zijn naar een constructieve samenwerking van een nieuwe frisse raad. Met respect voor elkaars kennis, kunde en ervaring en vanuit het gezamenlijke belang kritisch toezicht te houden op de organisatie waarvoor je in de raad zit.’
