Wat is de manier van handelen als er binnen de Raad van Commissarissen sprake is van een disfunctionerende commissaris? Of beter gesteld: hoe kunt u dit voorkomen? Beroepscommissaris Cees Knol geeft zijn visie op het selecteren en scherphouden van raadsleden.
Knol: ‘Het begint bij een goede selectie als u wilt voorkomen dat u mensen in de raad krijgt, die daar eigenlijk niet passen. Ik weet dat het niet fair is ten opzichte van nieuwelingen, maar ik kies eigenlijk heel vaak voor ervaren commissarissen. Dat biedt me de mogelijkheid uitgebreid te informeren naar de vaardigheden van de persoon in kwestie. Ik praat met ex-collega’s, stel open vragen. U ontvangt altijd signalen, waar u wat mee kunt. Als iemand zegt, ‘ik zou nog even verder zoeken’, doe dat dan. Ook wanneer de kandidaat in kwestie volledig voldoet aan het opgestelde profiel.
Luister naar je gevoel
Het profiel is de leidraad in de voorselectie van kandidaten. Even een vriendje bellen, is er niet bij. Serieuze kandidaten voldoen volledig aan het profiel. U kunt hiermee disfunctioneren grotendeels al vermijden tijdens het wervingsproces. Het is daarnaast raadzaam de selectiegesprekken nooit alleen te voeren, maar altijd met minimaal twee mensen. Wanneer een van de twee zegt, ‘nee, ik denk het niet.’ Ga dan niet met de kandidaat verder. Ook als de collega zijn of haar twijfel niet goed kan onderbouwen. Het gevoel hierover is doorslaggevend.
Evalueren en aanspreken
Door als voorzitter constant scherp te blijven, kan deze zorgen dat een zittende raad optimaal blijft functioneren. Ik zorg er bijvoorbeeld voor, dat we voor en na iedere vergadering samenkomen om de agendapunten door te nemen. Ik kijk wat ze voor vragen en opmerkingen hebben bij bepaalde onderwerpen. Zo signaleert u of u bijvoorbeeld te maken heeft met wat ik noem een ‘duikende commissaris’. Na de vergadering kom ik op de van te voren besproken punten terug. ‘Waarom heeft u uw vraag niet gesteld? Ik heb u niet gehoord.’ Het is niet de bedoeling dat de voorzitter voor anderen de hete kolen uit het vuur haalt. Iedereen moet meespelen. We evalueren na iedere vergadering. De jaarlijkse of driejaarlijkse evaluatie is niet geschikt om mensen op specifiek gedrag aan te spreken en dit bij te sturen.’
Wanneer u toch te maken hebt met een disfunctionerend raadslid, dan is de officiële weg die naar de aandeelhouders. Maar in de meeste gevallen trekt iemand zich terug, als de betrokkene begrijpt welke weg wordt ingeslagen. Belangrijk is de gang van zaken hieromtrent goed vast te leggen.
