Hoe houdt u toezicht op een goede ICT bij uw organisatie? Is deze namelijk niet toekomstproof, dan word je door anderen zo van de markt geblazen. We vroegen het aan Sylvia Roelofs, meervoudig commissaris en daarvoor jarenlang CEO van Nederland ICT.
Door te digitaliseren hopen organisaties enerzijds dat ze de kosten omlaag kunnen brengen en anderzijds dat ze meer omzet kunnen generen. Toch gaat het vaak fout en staan de media bol van de verhalen over uit de hand gelopen ICT-trajecten. Hoe komt dit toch? Volgens Sylvia Roelofs begint het allemaal met een gebrekkige visie. “Men begint heel enthousiast aan een nieuw project, zonder een goed idee te hebben van wat nu het echte doel is. Als het gaat om de vervanging van oude systemen, dan is dat het doel en kun je snel aan de slag. Maar als het gaat om een verandertraject waar ICT een belangrijk onderdeel van uitmaakt? Dan moet je daar echt even voor gaan zitten met z’n allen. Hoe ziet de toekomst eruit? Hoe moeten wij veranderen om mee te blijven doen? Zorg ervoor dat je business case goed doordacht en ijzersterk is.”
Houd de regie in handen
Dit betekent voor een bestuur en RvC ook dat je je goed moet laten informeren. “Laat je niet overspoelen door het jargon van ICT-professionals, maar vraag door en zorg ervoor dat het begrijpelijk wordt”, zegt Sylvia. “Ik zie te vaak dat besturen en RvC’s met een kluitje het riet worden ingestuurd en zich laten inpalmen door gewichtige taal. Het vraagt ook om lef om door te vragen. Je hoeft als bestuurder of RvC geen ICT-expert te zijn, maar de ultieme fout die je kunt maken is doen alsof je het begrijpt. Houd de regie en het opdrachtgeverschap dus goed in handen, ook als je besluit om te gaan outsourcen.”
Schakel mensen in met kennis
En als je gaat outsourcen, zorg er dan voor dat je mensen inschakelt met domeinkennis, bepleit Sylvia. “Kijk bijvoorbeeld naar de zorgsector. Daar spelen zoveel belangrijke issues die met ICT te maken hebben. Nieuwe apps, het elektronisch patiëntendossier, noem maar op. Je wilt dan wel met iemand werken die daar verstand van heeft. Let er dus als RvC op dat de vraag, zodra die compleet helder en goed uitgedacht is, uitgezet wordt in de markt, in plaats van dat meteen de bekende leveranciers en usual suspects gevraagd worden.”
Betrek medewerkers en klanten bij het project
Een verandertraject waarbij ICT een belangrijke rol speelt kan alleen goed slagen als er ook intern voldoende draagvlak is. “Het begint weer allemaal bij de voorbereiding”, zegt Sylvia. “Bij het opstellen van je business case moet je je gezamenlijk meteen afvragen of je intern wel de capaciteit en kennis hebt om het project te laten slagen. Vervolgens is het verstandig om medewerkers bij het project te betrekken. Begin dan ook simpel, met kleine stappen. Bijvoorbeeld met een pilot of een proof of concept. Laat je medewerkers en klanten het testen. Werkt het? Dan ga je verder. Op die manier kun je als RvC ook steeds evalueren of het nog de goede kant op gaat en kun je veel fouten achteraf voorkomen.”
Kijk naar de concurrentie
Kijk ook, tot slot, goed om je heen. “Er gebeurt nu zóveel. Kijk naar de Übers van deze wereld. Laat je inspireren, maar houd ook de concurrentie goed in de gaten. Wees niet bang voor ambitieuze doelstellingen, maar bereid je samen goed voor, neem medewerkers mee en laat je als bestuur en RvC omringen door ICT-professionals, intern of extern, die weten waar ze het over hebben en dat ook aan jou kunnen uitleggen. Als je als commissaris ziet dat het business model van de organisatie niet meer toekomstproof is, dan moet je daar simpelweg iets mee. Kaart het aan, ga ermee aan de slag! Want echt, anderen die het wel goed op orde hebben duwen je zo van de markt.”
