De relatie tussen de RvC/RvT en medezeggenschapsorganen kan in de praktijk onwennig en soms zelfs ongemakkelijk zijn, ziet Arthur Hol, advocaat, RvT-lid en programmadirecteur Governance University. Hoe kun je hier een positieve draai aan geven? En wat ga je dan samen doen?

“De leden van een medezeggenschapsorgaan (ondernemingsraad, cliëntenraad, huurdersraad, verzekerdenraad, studentenraad, medezeggenschapsraad) en de RvC/RvT (hierna alleen RvC) kennen elkaar vaak niet goed en beide organen willen niet op de stoel van het bestuur gaan zitten of de bestuurder voor het hoofd stoten door te veel onderling contact”, steekt Arthur Hol van wal.

Goed contact toezicht en medezeggenschap

“En dat is jammer, want ze kunnen voor elkaar een belangrijke bron van informatie en expertise zijn. Goed contact tussen toezicht en medezeggenschap kan bijdragen aan goede arbeids- en klantverhoudingen en het bewaken van de koers en continuïteit van de onderneming op de lange termijn. Wat te doen? Naar mijn idee hebben zowel de medezeggenschap als de RvC er baat bij om visies op functioneren van zichzelf en elkaar te hebben die op elkaar aansluiten.” 

Elkaar versterken

Ga een keer bij elkaar zitten om elkaar te leren kennen en te praten over de invulling van de eigen rol, de ambities en waarden en hoe je die van een andere partij ziet – zoals die van het bestuur, raadt Hol aan. “Stel elkaar ook vragen zoals, hoe vullen jullie je rol in de praktijk in? Hoe zou een goed onderling samenspel eruit kunnen zien? Hoe kunnen we elkaar versterken? Wanneer tref je elkaar buiten de aanwezigheid van het bestuur, in welke vorm, met welke frequentie? En hoe pak je dat dan aan?”

Spil in de governance

Het kan natuurlijk zijn dat bestuurders beginnen te steigeren bij het idee dat medezeggenschap en toezicht nauwer contact met elkaar hebben. “Nou, dan zeg je gewoon dat je goed nieuws voor ze hebt”, zegt Hol. “Je kunt aangeven dat het bestuur in jullie ogen de spil is in de governance. Het is verantwoordelijk voor het goede contact met en tussen alle stakeholders en mag dus de regisseur van die contacten zijn. Liefst op basis van een eigen visie van het bestuur op die contacten, die dan wel bediscussieerd kan worden door de RvC en een medezeggenschapsorgaan. Want zij kunnen daar een eigen visie tegenover stellen.” 

Afstemming RvB, RvC en medezeggenschap

“Uiteindelijk hebben die laatste gremia zélf de bevoegdheid om invulling te geven aan hun onderlinge relatie”, vervolgt Hol. “Maar een betere afstemming tussen de partijen RvB, RvC en medezeggenschap zal ertoe leiden dat de kwaliteit en de snelheid van het besluitvormingsproces omhoog gaat. En dat is iets waaraan in de huidige tijd dringend behoefte bestaat. Bovendien wordt op deze wijze het bestuur in staat gesteld zijn medeverantwoordelijkheid voor een goede governance van de organisatie waar te maken.”

Praktijktips op een rij

Hierbij vijf tips van Hol uit de praktijk voor een effectieve en prettige relatie tussen RvC en medezeggenschap.

  1. Ga van tijd tot tijd bij (delen van) elkaars vergadering zitten. Leer elkaar kennen en bouw aan wederzijds vertrouwen.Creëer een omgeving waarin mensen zich veilig voelen, zodat je elkaar ook kunt informeren en raadplegen in tijden van crisis, zoals bij een overnamebod of een reorganisatie.

  2. Vind het wiel niet opnieuw uit. Deel kennis en ervaring met andere toezicht- en medezeggenschapsorganen in een netwerk, platform, gesprek of via social media. Steek bijvoorbeeld je licht op bij de Alliantie Medezeggenschap en Governance (AMG), die jaarlijks in het gebouw van de SER een congres organiseert voor toezichthouders en medezeggenschappers.

  3. Laat het bestuur in zijn rol van ‘spil’ in de governance, ook al blijft er natuurlijk altijd ruimte voor een eigen, andere invulling die je op grond van je bevoegdheden hebt als RvC en OR.  De spil in de relatie tussen medezeggenschap en RvC is en blijft het bestuur. Als je iets in de onderlinge relaties wilt veranderen, bespreek dat dan eerst met de RvB of met alle gremia samen en niet eerst in de diepte alleen onder elkaar. Laat het bestuur met een visie en voorstel voor het samenspel RvB-RvC-OR komen en zet het niet buitenspel.

  4. Bij een wisseling van de wacht (in het bestuur, RvC of medezeggenschapsorgaan): herijk de gekozen samenwerking. Realiseer je dat veel afhangt van de mening en opstelling van individuen.

  5. Door structureel in te regelen dat medezeggenschapsorganen en RvC elkaar ook (deels) apart treffen, wordt de bespreking van de onderlinge relatie een normaal gespreksonderwerp en dat helpt om elkaar te blijven vinden, ook als het een keer spannend wordt. Blijf je daarbij altijd bewust van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden van de diverse gremia. Maak dit tot regelmatig terugkerend gespreksonderwerp om onnodige wrijving te voorkomen - een beetje schuren mag. Rolbesef is in dit verband een term die in mijn ogen zowel meer passend als meer uitnodigend is dan rolvastheid.